Un logiciel de base de connaissance complet vous permettre de documenter votre produit ou service facilement et surtout efficacement. pour votre équipe.
Centre d'aide
Un outil pour bâtir un centre d’aide complet et dynamique pour vos collaborateurs.
Restez en contact avec toute votre équipe via notre chat et les notifications d’avancement de vos travaux.
Avoir un système de recherche adapté à votre équipe permettant ainsi à vos collaborateurs de trouver des réponses à toutes leurs questions afin d’être informés productif .
Documentation
Documentez vos process interne ou produits ou services dans une base de connaissance interne
Siedesk vous permet de rédiger plusieurs type de documentations:
- Documentation technique
- Documentation d’utilisation
- Documentation d’installation
- Autres.
Pages FAQ
Créez vos pages FAQ détaillant toutes les réponses nécessaires pour votre équipe afin d’améliorer le dynamisme de vos collaborateurs.
Vous aurez la possibilité de donnée le droit à un ou plusieurs membre de votre équipe de se charger de la rédaction des pages FAQ dynamique.,
Mise en place simple et rapide
Il vous faudrait juste quelques minutes pour le mettre en place.
L’outil dispose d’une interface très intuitive vous garantissant une prise en main très rapide.
Les autres fonctionnalités de notre système de support client
Qu'est-ce qu'une base de connaissances interne ?
Une base de connaissances interne est un référentiel de ressources en ligne qui permet aux organisations d’accéder facilement aux informations, qu’il s’agisse des politiques et procédures de l’entreprise, des meilleures pratiques ou des FAQ. Les bases de connaissances fournissent également aux employés un endroit où ils peuvent trouver des réponses à leurs questions rapidement et efficacement.
Les bases de connaissances internes peuvent être utilisées à des fins diverses, comme l’accueil des nouveaux employés et la mise à jour des procédures et politiques de l’entreprise. Les bases de connaissances contribuent également à rationaliser l’assistance aux clients, en réduisant le temps passé par le personnel du service clientèle à chercher des réponses aux questions courantes. Les bases de connaissances internes permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi de stimuler l’innovation en facilitant la collaboration entre les équipes, de sorte que les départements puissent partager leurs meilleures pratiques et leurs idées. Pour s’assurer que les données contenues dans une base de connaissances interne font autorité et sont à jour, les organisations devraient mettre en place un processus de gouvernance du contenu pour superviser la maintenance et fournir aux employés des conseils pour atteindre efficacement leurs objectifs.
Une base de connaissances interne est un référentiel d’informations sur une organisation ou une entreprise, généralement géré par une équipe au sein de l’organisation. Elle est conçue pour aider les employés à trouver rapidement et facilement des réponses à leurs questions afin de maximiser leur productivité. Il abrite des documents de référence, des guides pratiques, des politiques et des procédures qui peuvent être utilisés pour aider les employés à mieux travailler et à être mieux informés. Cela permet de réduire le temps passé à chercher des informations qui existent déjà, ainsi que la nécessité de contacter d’autres départements ou collègues pour obtenir de l’aide dans certains cas.
Une base de connaissances interne peut également être utilisée à des fins de formation et d’accueil des nouveaux employés. En disposant d’un point d’accès pratique aux outils et aux documents de référence qui peuvent être rapidement recherchés, les employés ont plus de facilité à apprendre ces sujets et à retenir ce qu’ils ont appris. En outre, une base de connaissances interne permet à chacun d’avoir accès à la dernière version des informations grâce à une source unique, ce qui réduit les divergences dues à des versions obsolètes des fichiers ou à des modifications des procédures.
Une base de connaissances interne est un dépôt centralisé de documents, de matériel de formation, de ressources, de matériel de référence et d’autres informations qu’une organisation stocke pour que les employés puissent y accéder en cas de besoin. Cette source centralisée aide les organisations à s’assurer que tout le monde se réfère aux mêmes versions des documents, politiques et procédures et que les principaux sujets sont expliqués de la même manière dans tous les services de l’entreprise. Une base de connaissances interne permet aux employés de trouver rapidement des ressources essentielles et d’accéder à des documents de référence depuis n’importe quel ordinateur de bureau ou appareil mobile connecté à Internet.
Comment une base de connaissances peut-elle améliorer la productivité ?
Une base de connaissances interne peut avoir un impact considérable sur la productivité et l’engagement des employés. En fournissant aux employés un accès facile aux informations dont ils ont besoin, ils ne perdent pas un temps précieux à chercher des réponses. De plus, le fait de disposer d’une base de connaissances interne encourage les employés à partager des ressources utiles entre eux, créant ainsi une culture de collaboration et d’apprentissage au sein de l’organisation avec un logiciel base de connaissance. Cela peut aider les employés à travailler plus efficacement et à résoudre rapidement les problèmes sans perdre de temps ou d’efforts inutiles.
Une base de connaissances interne peut également fournir aux employés les ressources nécessaires pour devenir des experts au sein de l’équipe. En accédant facilement aux meilleures pratiques de l’entreprise et du secteur, les employés peuvent développer leurs compétences et devenir des professionnels plus productifs et plus complets. Une base de connaissances interne élimine la nécessité d’envoyer constamment des courriels de suivi ou de tenir des réunions en créant un emplacement centralisé pour le matériel de formation, les politiques et procédures et les commentaires des clients. Les employés peuvent ainsi accéder rapidement aux réponses dont ils ont besoin au moment où ils en ont le plus besoin. En fin de compte, la mise à disposition d’une base de connaissances interne permet d’améliorer l’expérience de travail de tous les employés.
Le fait de disposer d’une base de connaissances interne profitera non seulement aux employés, mais aussi aux clients. Une source d’information complète peut aider à répondre rapidement aux demandes des clients, ce qui augmente finalement leur satisfaction. En outre, lorsque votre équipe de service à la clientèle dispose des ressources et des conseils appropriés pour résoudre des problèmes complexes rapidement et avec précision, la réputation d’excellence du service à la clientèle de votre entreprise s’en ressent. Si l’investissement initial pour la création d’une base de connaissances peut sembler décourageant au départ, le retour sur investissement peut être immense en termes de clients ravis, de membres d’équipe fidèles et d’amélioration de la productivité.
L’un des avantages de disposer d’une base de connaissance gratuit est que tous les membres de l’équipe peuvent accéder rapidement et à tout moment aux informations pertinentes. Les entreprises peuvent créer des ressources personnalisées adaptées à leur secteur d’activité, à leur marque et à leurs produits, qui peuvent ensuite constituer un emplacement centralisé auquel les employés peuvent se référer. En les mettant à jour régulièrement, on s’assure que tout le monde a un accès permanent aux données les plus récentes, ce qui réduit la nécessité de faire des recherches répétées ou de recourir à des processus complexes de résolution de problèmes. Cela permet aux équipes qui cherchent des réponses rapides de gagner du temps, en leur évitant de nombreux voyages dans le passé pour retrouver des ressources utilisées précédemment. En fin de compte, cela augmente l’efficacité du flux de travail en garantissant que tous les membres de l’équipe disposent d’un accès rapide et facile pour les armer des informations dont ils ont besoin au moment voulu.
Une base de connaissance gratuit bien structurée offre également les outils nécessaires pour faciliter la collaboration sur les projets. La plupart des bases de connaissances d’entreprise offrent aux organisations la possibilité de créer et de partager du matériel ou des ressources en ligne et hors ligne dans un système sécurisé. Cela élimine toute possibilité de perte ou d’erreur de données, car tous les documents sont facilement trouvables en un seul endroit sécurisé. Les membres de l’équipe peuvent accéder facilement aux informations avec un logiciel base de connaissance, ce qui leur permet de se concentrer sur la tâche à accomplir, au lieu de perdre du temps à chercher des ressources dans plusieurs applications. Le fait de disposer d’un centre culturel auquel chacun peut se référer facilement permet à tous les employés d’être informés, ce qui réduit les taux de mauvaise communication et d’erreur et augmente la productivité et les niveaux d’engagement de l’équipe.
Avec une base de connaissances interne, les membres de l’équipe ont accès à un contenu activement mis à jour et peuvent trouver des réponses plus rapidement que s’ils devaient poser des questions à un collègue. Le fait de conserver une documentation à jour sur les FAQ facilite la tâche des nouveaux employés car ils pourront accéder rapidement aux informations nécessaires dans ce logiciel base de connaissance. Les experts en la matière peuvent fournir des commentaires ou partager leurs expériences lorsqu’ils répondent à différentes questions dans la base de connaissances, ce qui fait de cet endroit un centre de discussion où tout le monde s’appuie sur les informations et les connaissances existantes. En effectuant une recherche ou une navigation rapide, tout employé peut obtenir la bonne réponse à tout moment et en tout lieu. Votre organisation devient ainsi plus efficace en termes de résolution de problèmes, ce qui permet de réduire le temps de résolution de près de deux tiers tout en augmentant considérablement la satisfaction au travail.
Une base de connaissances contribue également à accroître la satisfaction des clients. Les membres de votre équipe ont accès à un référentiel de contenu unifié et peuvent rapidement diriger les clients vers la bonne page d’aide en fonction de leur problème ou de leur demande. En donnant aux clients les moyens de s’aider eux-mêmes, votre organisation pourra économiser du temps et des ressources pour répondre aux demandes, établir de meilleures relations avec les clients tout en se rassurant à ce qu’ils tirent le meilleur parti de leur expérience. En outre, les employés peuvent suivre les interactions avec les clients dans le système afin de savoir quel type de questions les gens posent ou sur quels sujets ils souhaitent obtenir plus d’informations. Cela vous permet de créer du nouveau contenu en cas de besoin et de rester en avance sur les demandes des clients.
Comment mettre en place une base de connaissances interne ?
La mise en place d’une base de connaissance interne est un processus simple. Commencez par rassembler toutes les ressources, y compris la documentation, les fiches techniques, les manuels et les FAQ, qui peuvent être utilisées pour aider les employés. Ces ressources peuvent provenir de diverses sources, telles que les équipes de support client et les services informatiques. Une fois que vous avez compilé toutes les sources d’information pertinentes, organisez-les en catégories d’une manière qui soit logique pour votre organisation. Enfin, révisez périodiquement votre base de connaissance informatique interne pour vous assurer qu’elle reste à jour par rapport aux changements technologiques et aux tendances du secteur.
Pour créer une base de connaissance informatique interne efficace, veillez à choisir la bonne plateforme pour votre organisation. Une plateforme telle que Google Drive est idéale pour les espaces de travail nécessitant une collaboration, tandis que des outils tels que Quip ou KnowledgeOwl sont parfaits pour créer un service d’assistance en libre-service. Quelle que soit la plateforme choisie, elle doit également offrir des fonctionnalités telles que l’indexation, le balisage et les outils de recherche, afin que les employés puissent trouver facilement ce qu’ils recherchent. Enfin, incluez un panneau de commentaires ou une enquête dans votre base de connaissances interne afin qu’elle s’améliore constamment au fil du temps en fonction des commentaires des utilisateurs.
Une fois que vous aurez mis en place la bonne plateforme, vous voudrez alimenter votre base de connaissances interne avec des ressources utiles. Partagez des documents et des articles qui font la promotion des meilleures pratiques au sein de l’entreprise, fournissez des instructions étape par étape pour l’utilisation de différents outils ou systèmes, incluez les coordonnées des membres importants de l’équipe et d’autres sources d’information utiles. Lorsque vous créez le contenu de votre base de connaissances, veillez à l’organiser à l’aide de balises et de catégories afin de faciliter la navigation. En outre, assurez-vous que les nouveaux employés ont accès à la base de connaissances afin d’augmenter la productivité et de faciliter l’intégration. Enfin, désignez un administrateur ou un groupe d’administrateurs chargés de maintenir et de mettre à jour la base de connaissances de manière régulière. Grâce à ces étapes, vous disposerez bientôt d’une ressource inestimable pour les employés de votre organisation !
Une fois le contenu créé et organisé, vous devrez choisir une plateforme pour héberger votre base de connaissances interne. Il existe une variété d’outils destinés aux entreprises, notamment Microsoft SharePoint, Atlassian Confluence ou Google Sites. Chacun d’entre eux offre des fonctionnalités et des capacités de collaboration différentes en fonction de la taille et de l’envergure de votre organisation. Il est important de prendre le temps de s’assurer que vous choisissez une plateforme sécurisée avec une fonctionnalité de recherche intégrée afin que les employés puissent accéder aux bonnes informations rapidement et facilement.
Lors de la mise en place d’une base de connaissances interne, il est important de prendre en compte quelques caractéristiques clés. Tout d’abord, vous devrez déterminer quel contenu doit être accessible par les différents services et ce qui doit rester privé. Vous devrez également vous assurer que la plate-forme offre des mesures de sécurité et des autorisations d’accès adéquates afin que les informations sensibles de l’entreprise ne soient pas compromises. En outre, vous pouvez donner aux utilisateurs la possibilité de commenter ou de donner leur avis sur des articles existants. Cela peut contribuer à encourager la collaboration entre les équipes et à accroître l’engagement envers votre base de connaissances interne. Enfin, veillez à ce que les employés soient informés de la plateforme et de la manière de l’utiliser afin qu’ils puissent commencer à tirer parti de ses avantages dès maintenant.
Que doit contenir votre base de connaissance informatique ?
Votre entreprise doit inclure des ressources telles que des manuels de produits, des instructions d’utilisation, des FAQ et des documents marketing pour aider les employés à accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin. Veillez également à inclure les coordonnées des services et du personnel clés, tels que le service clientèle et le personnel informatique. Vous devriez également ajouter des conseils et des astuces utiles que les utilisateurs ont trouvés utiles pour gérer des tâches ou des problèmes particuliers. Enfin, pensez à ajouter tout contenu lié aux politiques de l’entreprise ou aux réglementations du secteur que tous vos employés devraient connaître.
Votre base de connaissances doit comporter des fonctions de recherche faciles à trouver ainsi que des catégories afin que les utilisateurs puissent naviguer rapidement et trouver ce qu’ils cherchent. Vous pouvez également inclure les actualités récentes, les modifications, les corrections de bogues et les notes de mise à jour afin de tenir les employés au courant des derniers développements. Si possible, ajoutez une section pour le contenu multimédia, comme les vidéos et les podcasts, pour ceux qui préfèrent les supports d’apprentissage visuels ou auditifs. De plus, incluez différentes versions ou langues de vos documents pour atteindre des publics particuliers ou des groupes démographiques qui ne sont pas forcément anglophones.
Pour qu’une base de connaissances soit efficace, il est essentiel que les informations soient claires et concises. Évitez d’utiliser des termes d’initiés ou du jargon qui pourraient dérouter les utilisateurs et rendre les documents difficiles à comprendre. En outre, veillez à ce que les documents soient mis à jour fréquemment et à ce que leur exactitude soit vérifiée. Des informations périmées ou inexactes peuvent être pires que l’absence totale d’informations, les utilisateurs n’ayant pas confiance dans l’authenticité globale de votre base de données.
Votre base de connaissances ne doit pas se limiter à la documentation écrite : des graphiques, des vidéos et des études de cas illustrant des concepts complexes peuvent aider les utilisateurs à comprendre rapidement les informations. Lorsque vous réfléchissez à ce que vous allez ajouter à votre base de connaissance informatique, pensez également à la manière dont vous pouvez restructurer les documents existants ou en créer de nouveaux afin d’offrir une vue d’ensemble des sujets plutôt que de multiples petits documents couvrant un sujet pièce par pièce. Une base de connaissances accessible et bien conçue encourage les employés à s’y référer régulièrement, ce qui entretient leur apprentissage et leur permet d’améliorer leur compréhension de votre produit ou service.
Les documents inclus dans la base de connaissances organisationnelle de votre entreprise doivent couvrir tous les sujets, des instructions générales et des informations sur la sécurité aux meilleures pratiques industrielles et aux procédures de finition des travaux. Lorsque vous créez votre base de connaissances, réfléchissez à ce qui serait utile aux nouveaux employés, à la façon dont vous pourriez transmettre des sujets compliqués de manière simple et à la manière dont vous pouvez aider le personnel existant à améliorer ses compétences ou ses connaissances. En plus des informations écrites, pensez à ajouter des images ou des captures d’écran de différents systèmes ou processus, des vidéos illustrant des tâches techniques, des études de cas de réussite qui démontrent la valeur d’approches et d’outils spécifiques pour réaliser des activités correctement et efficacement. Même une image de bande dessinée amusante ajoutée ici et là peut surprendre et ravir vos lecteurs, ce qui les incitera à poursuivre la lecture.
Comment faire évoluer et mettre à jour votre base de connaissances interne ?
Une base de connaissance interne doit être régulièrement révisée, mise à jour et améliorée en fonction des commentaires des utilisateurs. Utilisez des outils d’analyse pour identifier le contenu et les pages les plus fréquemment utilisés, afin de vous concentrer sur leur perfectionnement pour une meilleure performance. En outre, fournissez un retour d’information et demandez aux employés des idées sur les nouvelles ressources ou informations à ajouter. Vous vous assurerez ainsi que le contenu reste pertinent, à jour et utile pour l’ensemble du personnel.
Le contenu et les ressources stockés dans une base de connaissance informatique interne doivent être gérés activement pour garantir qu’ils restent utiles. Cela signifie qu’il faut vérifier régulièrement le contenu de la base et supprimer toute information périmée, corriger les erreurs, effectuer les mises à jour nécessaires et tester l’exactitude des données qui sont présentées sans intervention de l’utilisateur. Suivez les commentaires des employés pour déterminer le contenu à inclure et à mettre à jour ; cela pourrait permettre d’identifier des besoins non satisfaits ou des problèmes qui pourraient être améliorés. En affinant constamment votre base de connaissances interne, vous pouvez vous assurer que les employés ont facilement accès aux informations les plus récentes et les plus précises dont ils ont besoin pour faire leur travail efficacement. Créer une base de connaissance glpi pour ses clients.
Lorsque vous ajoutez du contenu à votre base de connaissance glpi interne, il est important d’inclure plusieurs façons d’accéder aux informations pertinentes. La répartition des connaissances en sections et liens distincts permet aux utilisateurs de trouver rapidement les données exactes dont ils ont besoin sans avoir à chercher dans des archives de sujets connexes. Cela permet également aux nouveaux employés de localiser plus facilement des informations spécifiques, et aux utilisateurs qui reviennent sur le site de disposer d’une référence rapide pour un sujet particulier. Utilisez des méthodes de retour d’information pour évaluer les expériences des utilisateurs et adapter le contenu en conséquence, par exemple au moyen de sondages ou d’enquêtes. Utilisez également les techniques d’optimisation des moteurs de recherche disponibles, afin que les employés qui utilisent des recherches en langage naturel puissent obtenir des résultats appropriés en fonction du contexte.
Quels que soient les outils que vous utilisez pour gérer votre base de connaissances interne, l’exactitude et la mise à jour de votre contenu doivent être une priorité. Utilisez un système d’audit capable de détecter les documents inutilisés ou les liens rompus, comme des examens manuels ou un script automatisé. Envisagez la création d’un calendrier de révision continue pour vous assurer que tous les composants essentiels de la base de connaissances restent pertinents et à jour. Encourager les membres de l’équipe à discuter régulièrement des nouveaux défis ou initiatives peut également contribuer à garantir l’exactitude de votre base de connaissance glpi, ce qui, en fin de compte, améliorera la communication et la facilité de recherche pour les utilisateurs.
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